Excel办公软件实用技巧参考

成浩1254分享

无论你身处什么行业,Office办公软件几乎是考察个人能力的标配。Excel表格的使用也是衡量工作中不可忽视的能力标准,其本身已经很厉害,但具体有多厉害取决于用它的人。下面小编给大家带来关于Excel办公软件实用技巧。

Excel办公软件实用技巧

一、在Excel中如何使它像Word一样的自动定时保存文件?

点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。然后进行设置即可。

二、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题。

在Excel的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

三、Excel多条件求和函数有哪些?

在Excel里,有哪些函数可以完成多条件求和呢?

SUMIF函数和COUNTIF函数用法差不多.多条件的处理方法如下:

1.多项目求和

=SUM(SUMIF(B31:B35,{"A","C"},C31:C35))

2. 03版本可以用SUMPRODUCT函数替代.

=SUMPRODUCT((MONTH(A3:A9)=3)_(B3:B9="A")_C3:C9)

3 .07版本可以用SUMIFS替换:

=SUMIFS(D2:D11,A2:A11,"公司1",B2:B11,"人事部")

多条件汇总,也可以用SUMPRODUCT函数完成。

=SUMPRODUCT(条件1 _条件2_条件3_数据列)

=sumproduct((a1:a10="财务")_(b1:b10="出纳")_c1:c10)‘统计A列是财务,同时B列是出纳的C列数据之和

四、快速批量编辑Excel数据

要将Excel工作表某单元格区域中的所有值均减少10%,可采用以下步骤:在某单元格中键入数字“0.9”,复制该单元格,选中该区域,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,单击“乘”,单击“确定”按钮。

五、彩色Excel表格显示打印两不误

如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式,而打印机为黑白打印机,那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下,可以进行如下设置:

1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。

2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色打印机,选择该选项可减少打印所需时间。

3.单击“确定”按钮。

六、Excel文件打开乱码怎么办?

1:将工作簿另存为SYLK格式

如果Excel文件能够打开,那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分,然后再保存数据。首先,打开需要的工作簿。在“文件”菜单中,单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中,单击“SYLK(符号连接)(_.slk)”,然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后,打开刚才另存的SYLK版本即可。

2:转换为较早的版本

如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿,则最后保存的版本可能不会被损坏。当然,该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。关闭打开的工作簿,当系统询问是否保存更改时,单击“否”。在“文件”菜单中,单击“打开”命令,双击该工作簿文件即可。

办公软件看似简单,其实花样很多。但其实只要用心多练,效率轻松提升个十倍百倍还真不是问题。只要有肯吃苦的决心,就一定会有所突破。以上这些希望可以对你有所帮助。

办公表格使用技巧

让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后,按下“确定”按钮。

看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。

3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。

经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用excel的透明功能也不能让其现形。

提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时,我们编辑某个工作表(sheet1)时,需要查看其它工作表中(sheet2、sheet3„„)某个单元格的内容,可以利用excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。

以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

为单元格快速画边框

在excel 2003以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,excel 2003对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域

中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

办公表格使用技巧

1.将文字颠倒顺序

复制正常顺序对象→在字体前加@→点击向下旋转文字→点击自动换行

2.制作打钩方框

输入"R"→设置字体为Wingdings2

3.给汉字标注拼音

标注拼音→输入汉字→选择拼音设置→居中→编辑拼音→输入拼音→显示拼音字符

4.插入带音调的拼音

标注带音调的拼音→插入-符号→拉丁语扩充-B→输入带音调的拼音(备注:动图中“们”应为第二声。)

5.用斜线分割单个单元格

选中对象→插入形状(直线)→ALT+鼠标 快速定位单元格边角→F4 重复动作,添加分割线→插入文本框→调整字体

6.隐藏不需要显示区域

选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入;

7.分段显示手机号码

选中号码→Ctrl+1→点击自定义→输入000-0000-0000

8.数据以万为单位显示

选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入0!.0,"万"

9.对个案百分比排序

选中对象→排序→取消勾选数据包含标题→选择序列

10.不想让负数和零显示

设置数字自定义格式,代码:

G/通用格式;;(注意:切换为英文打字输入模式)

11.想把数字1~12显示成1~12月。

设置自定义格式,代码:

G/通用格式"月"(直接写月也可以实现)

数字序号延伸:

当表格相邻后一排不为空时,在序号列表中,首先键入“1”,选中鼠标移至右下角,当变为“+”号时,鼠标左键双击,即可填充有序序号“123...”(如若填充序号一致,双击前按ctrl键即可)

备注:

延伸月份数字时,使用大写数字,可以形成1~12月循环而小写数字则无法实现

12.设置万元显示

设置自定义格式,代码:

0"."0,"0"(请事先切换为英文输入法)

13.自动添加带颜色的上下箭头

如下图所示的对比表中,F列公式=D列 - E列 ,要求根据计算的结果,如果:

正数:数字前添加绿色的上升箭头↑

负数:数字前添加红色的下降箭头↓

设置方法:

选取F列区域,按ctrl+1(数字1)打开单元格格式设置窗口,数字 - 自定义,在右侧的代码框中输入:

[颜色50][>0] ↑_ 0.00;[颜色3][<0] ↓_ 0.00

代码说明:

1 、在自定义格式中可以设置条件,条件放在中括号内。如:[>0]

2 、两个条件之间用分号(;)分隔,最多可以设置2个条件:

[条件1]条件1显示的格式 ; [条件2]条件2显示的格式 ;非前两种条件显示的格式

3 、[颜色+数字]表示符号条件时显示的颜色。其中数字指excel中内置的颜色。

4 、↑_ 0.00 表示箭头和数字之间用空格填满

注意:上下箭头城要在单元格中先输入,然后再复制到代码中。

按alt+41468 可以输入 ↑

按alt+41469 可以输入 ↓


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